Concordia Maritime omfattas inte av Svensk Kod för Bolagsstyrning men företagets styrelse och ledning strävar efter att genom öppenhet underlätta för den enskilde aktieägaren att följa företagets beslutsvägar, samt att tydliggöra var i organisationen ansvar och befogenheter ligger.
Årsstämman Årsstämman är det högsta beslutande organet i Concordia Maritime AB. På årsstämman behandlas den finansiella utvecklingen och beslut fattas i en rad centrala ärenden, såsom utdelning, förändringar i bolagsordningen, utnämningen av revisorer, beslut om ersättning till styrelsen och revisorerna, beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen samt val av styrelse för tiden fram till nästa stämma.
Vid årsstämman äger samtliga aktieägare samma förslags- och deltaganderätt. Varje A-aktie har tio röster medan varje B-aktie har en röst. Kallelse till årsstämman skall ske tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman.
Formalia kring årsstämman regleras dels av Aktiebolagslagen och dels av bolagsordningen.
Årsstämman 2006
Senaste årsstämma avhölls den 26 april 2006 i Göteborg med närvaro av 104 aktieägare, vilka företrädde 74,4 procent av rösterna. Stämman återvalde sittande styrelseledamöter Per Bjurström, Bert Åke Eriksson, Mats Jansson, C. Mikael von Mentzer, Morten Chr. Mo och Dan Sten Olsson som även valdes till styrelsens ordförande. Aktieutdelningen för 2005 fastställdes i enlighet med styrelsens förslag till SEK 1,00 per aktie.
Styrelsen
Styrelsen har det yttersta ansvaret för bolagets organisation och förvaltning. Därtill skall styrelsen utöver tillsyn av VD även övervaka att bolagets ekonomiska förhållanden granskas på ett betryggande sätt. Styrelsens överväganden och beslut syftar ytterst till att främja aktieägarnas intresse av värdeutveckling och avkastning. Styrelsen ansvarar för avvägning av Concordia Maritimes risktaganden och har etablerat regler för beslutsordning, ekonomisk rapportering och finansiering. Därutöver har bolaget riktlinjer för arbete inom områdena kvalitet, miljö, etik, information, personal, IT-verksamhet och säkerhetsbevakning.
Arbetet följer en årligen fastställd arbetsordning som omfattar dels de ärenden som styrelsen ska behandla vid varje ordinarie sammanträde, dels arbetsfördelningen inom styrelsen, med särskilda åtaganden för ordförande och vice ordförande. I arbetsordningen anges också regler för den ekonomiska rapporteringen till styrelsen samt närmare regler för VDs ansvar och befogenheter.
Ordföranden
Styrelseordföranden skall genom kontakter med VD följa bolagets utveckling mellan styrelsemötena samt svara för att styrelsens ledamöter fortlöpande får den information som krävs för att kunna fullfölja uppdraget. Därutöver skall ordföranden leda styrelsens arbete.
Styrelsens kommittéer
Valberedning
Valberedningens uppdrag är att till årsstämman lämna förslag på styrelseledamöter och revisorer (om val föreligger) samt arvode till styrelsen respektive revisorerna. Valberedningen ska också lämna förslag till arvodering av ledamöters arbete i särskilda utskott. Valberedningen består av styrelsens vice ordförande samt en representant för vardera de till röstetalet två största aktieägarna. Dessa representanter skall inte vara styrelseledamöter. Ordförande i valberedningen skall vara representanten för den största aktieägaren.
Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts. Om någon av aktieägarna upphör att vara en av de två största, skall ledamot utsedd av sådan aktieägare ställa sin plats till förfogande och den eller de aktieägare som trätt i sådan aktieägares ställe utse ledamot. Om någon aktieägare avstår från sin rätt att utse ledamot skall den aktieägare som därefter är den till röstetalet största ägaren utse ledamot.
Lämnar ledamot valberedningen innan dess arbete är slutfört skall den aktieägare som utsett ledamoten i fråga utse ny ledamot. Är ledamoten i fråga utsedd av aktieaktieägare som varit en av de två största men vid ledamotens frånträde inte längre är det, skall den eller de aktieägare som trätt i sådan aktieägares ställe utse ny ledamot. Aktieägare som utsett ledamot i valberedningen äger rätt att entlediga denna och utse ny ledamot. Namnen på valberedningens ledamöter och vilka aktieägare de företräder skall offentliggöras på bolagets hemsida senast sex månader före årsstämman.
Valberedningen till årsstämman 2007 består av Karl-Magnus Sjölin (Stena Sessan Rederi AB), Ivar Virgin (Mariedals Lantbruk), C. Mikael von Mentzer (vice ordf. Concordia Maritime). Ledamöterna har inför årsstämman 2007 träffats en gång.
Lönekompensationskommitté
En lönekompensationskommitté är inrättad som beslutar om lön och övriga anställningsvillkor för verkställande direktören. Kommittén består av styrelsens ordförande och vice ordförande. Under 2006 har kommittén träffats två gånger.
Revisionskommitté
Enligt koden för bolagsstyrning skall revisionsutskott inrättas och bestå av mist tre ledamöter varav minst en skall vara oberoende mot större ägare och en majoritet av utskottet skall vara oberoende bolaget och dess ledning. Revisionsutskottet skall enligt koden bland annat svara för att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen.
Styrelsen i Concordia Maritime har beslutat att inte inrätta ett särskilt revisionsutskott utan att dessa frågor skall behandlas av hela styrelsen. Detta med motiveringen att redovisnings- och revisionsfrågor har en stor betydelse och är således av angelägenhet för hela styrelsen.
Styrelsens arbete under 2006 Vid nominering av styrelseledamöter följs den instruktion som utfärdats av årsstämman. Concordia Maritimes styrelse består av sex ordinarie ledamöter valda av årsstämman samt två arbetstagarrepresentanter och en suppleant utsedda av de anställda. De stämmovalda ledamöterna väljs på ett år. Ingen begränsning finns för hur länge en ledamot kan sitta i styrelsen. Styrelsens uppgifter regleras av Aktiebolagslagen och bolagsordningen.
Vid konstituerande styrelsemöte 26 april 2006 återvaldes Dan Sten Olsson till ordförande och C. Mikael von Mentzer som vice ordförande. Nuvarande ordförande har haft posten sedan 1993 och vice ordförande sedan 2002.
Under 2006 avhölls sex ordinarie och fem extra styrelsemöten. På varje ordinarie möte avhandlas bl a föregående mötes protokoll, säkerhet och miljö, VDs rapport om affärsläget inklusive rapport från dotterbolagen, VDs rapport om status jämfört med affärsplan/mål samt rapport om resultat och finansiell ställning.
Utvärdering av styrelsens arbete
Under 2006 utvärderades styrelsearbetet inom följande tre huvudområden:
- Arbetar styrelsen med rätt frågor?
- Arbetar styrelsen på rätt sätt?
- Hur fungerar styrelsen som grupp?
- Utvärderingen gav sammantaget en positiv bild av styrelsens arbete.
Ersättning
Till de av årsstämman valda styrelseledamöterna utgår ett av stämman beslutat styrelsearvode, vilket fördelas mellan ledamöterna efter beslut i styrelsen. Styrelsen beslutade på det konstituerande styrelsemötet den 26 april 2006 om att det av stämman fastställda totala styrelsearvodet uppgående till TSEK 1.400 skulle fördelas med TSEK 350 till vardera ordförande och vice ordförande samt TSEK 175 till vardera av de andra stämmovalda ledamöterna. Utöver kostnader för utförandet av styrelseuppdraget utgår inga andra ersättningar eller förmåner. Till vardera av arbetstagarrepresentanterna utgår en ersättning om TSEK 15.
VD och koncernledning
Concordia Maritimes koncernledning, som består av VD, ekonomichefen samt tekniske direktören, är huvudsakligen placerad i Göteborg. VD leder den dagliga verksamheten, tar fram informations- och beslutsunderlag inför styrelsemötena samt är föredragande vid dessa möten.
Med iakttagande av den arbetsordning som bland annat reglerar förhållandet mellan VD och styrelsen, svarar koncernledningen för formulering av koncernens övergripande strategi, affärsstyrning, fördelning av finansiella resurser inom verksamheten samt för koncernens finansiering och riskhantering. Till uppgifterna hör även frågor rörande företagsförvärv och andra större projekt. Dessutom ansvarar koncernledningen för att sammanställa koncernens ekonomiska rapportering, kommunikation med aktiemarknaden och en rad andra frågor av koncernövergripande natur.
Incitamentsprogram och bonussystem
För att attrahera och behålla kompetens strävar Concordia Maritime efter att erbjuda medarbetare en attraktiv och konkurrenskraftig ersättning, med ett bonus system kopplat till måluppfyllelse och resultat.
Samtliga Concordia Maritimes medarbetare erhåller ersättning i form av fast lön. För samtliga medarbetare finns även ett bonusprogram. Bonus för VD fastställs av lönekompensationskommittén på basis av ett antal kvalitativa och kvantitativa mål.
Ersättningar till VD och koncernledning
Ersättning och villkor för VD beslutas av Concordia Maritimes lönekompensationskommitté. Ersättningar till övriga ledande befattningshavare bereds och beslutas av VD. Samtliga ersättningar som under 2006 utbetalats till VD och koncernledning framgår av not 17 i den ekonomiska rapporteringen.
Pensionsvillkor för VD och koncernledning
För VD har under året kostnadsförts pensionspremier med TSEK 1.242. VD har enligt avtal rätt att avgå i pension från 65 års ålder. Premie motsvarande 35 procent av VDs vid tidpunkt gällande pensionsmedförande lön erläggs per månad intill pensionen. För övriga ledande befattningshavare följer pensionsvillkoren gällande kollektivavtal.
Uppsägningstid och avgångsvederlag
Med VD finns avtal om avgångsvederlag uppgående till två årslöner vid uppsägning från företagets sida. Kompensationen från Concordia Maritime kvarstår om ersättning erhålls från annan arbetsgivare. VD kan inte själv påkalla avgångsvederlag. Uppsägningstiden från VDs sida är tolv månader och från Concordia Maritimes sida tolv månader.
Övriga förmåner
Övriga föremåner består i huvudsak av tjänstebilsförmån.
Organisation Concordiakoncernen består av moderbolaget Concordia Maritime AB (publ) och två dotterbolag, vilka rapporterar direkt till VD. Rapportering sker månadsvis.
Revision
Revisor föreslås av huvudägaren och väljs av stämman på fyra år. Nuvarande revisor är Thord Elmersson, KPMG, vars mandattid går ut år 2007. Revisorn avger revisionsberättelse för Concordia Maritime ABs årsredovisning och koncernredovisning, styrelsens och verkställande direktörens förvaltning samt årsredovisningarna för övriga dotterbolag. Revisionen sker i enlighet med aktiebolagslagen och IFRS.
Revisorns arvode debiteras enligt löpande räkning. Revisorn redogör varje år inför styrelsen resultatet av sin granskning. KPMG har innehaft revisionsuppdrag för Concordia Maritime sedan 1984. Revisionen omfattar i huvudsak fortlöpande revision och granskning av årsredovisningen.
KPMG bistår även Concordia Maritime med rådgivning inom redovisningsområdet. Under de senaste åren har detta inneburit frågor främst avseende införandet av redovisning i enlighet med IFRS. Dessutom har KPMG bistått i vissa skattefrågor. Det bedöms inte ha funnits någon omständighet som påverkat revisorernas opartiskhet och självständighet med anledning av rådgivningsuppdragen. Under 2006 utgick ersättning till KPMG om totalt MSEK 1,8.